Inbound HR แนวคิดที่ทีม HR และองค์กรควรใช้เพื่อรักษา (พนักงาน) คนเก่งและดึงดูดคนที่ใช่

“คน” เป็นหนึ่งในส่วนประกอบที่มีคุณค่าที่สุดสำหรับธุรกิจแทบจะทุกธุรกิจ เรื่องของ Human Resource (HR) จึงเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญ

ซึ่งงานที่เกี่ยวกับ HR นั้นมีความท้าทายทั้งในเรื่องของ 1. Retain ทำยังไงที่จะรักษาคนเก่งในบริษัทไว้ได้ และ 2. Recruit ทำยังไงที่จะสรรหาคนที่ใช่ที่เข้ากับบริษัทและทีมงานปัจจุบัน 

แน่นอนว่าในศาสตร์ของ HR นั้นมีทฤษฎีและแนวทางปฏิบัติมากมาย ซึ่งหนึ่งในทฤษฏีที่ผมคิดว่าน่าสนใจและถ้า HR ในบริษัทเอาศาสตร์นี้ไปประยุกต์ใช้น่าจะทำให้ Recruit และ Retain คนเก่งและดีได้ดีขึ้น

ศาสตร์ที่ว่านี้คือศาสตร์แห่ง “Inbound HR” ซึ่งผมประยุกต์มาจากเรื่องของการทำ Inbound Marketing ครับ

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของกิจการหรือเป็น HR ผมคิดว่า Inbound HR จะช่วยให้คุณ “รักษาคนเก่าที่เก่ง” และ “สรรหาคนใหม่ที่ใช่” ได้ดียิ่งข้ึนครับ

รู้จักกับ Inbound HR

Inbound คือ การดึงดูดคนเข้ามาหาเอง คือการให้โดยที่คนรับสารไม่รู้สึกว่าถูกยัดเยียด เพราะฉะนั้นเมื่อเอาคำว่า Inbound มารวมกับ HR แล้ว ก็จะเป็นการดึงดูดให้ Talents เข้ามาหา ทำให้เขาอยากมาทำงานกับเรา และทำให้คนที่ทำงานอยู่ในบริษัทมีความสุขในการทำงาน

Framework ของ Inbound HR

ผมคิดว่า Flywheel (ที่ประกอบไปด้วยขั้น Attract, Engage & Delight) สามารถใช้กับ Inbound HR ได้เช่นเดียวกัน เพียงแต่ว่าคำอธิบาย Journey จะต่างออกไป จาก Framework ปกติที่เป็น Strangers, Prospects, Customers & Promoters ควรจะปรับเป็น Strangers, Candidates, Employees และ Promoters

1. Attract (Strangers > Candidates)

เมื่อคนที่เป็น Strangers ถูกดึงดูด (Attract) เข้าหาแบรนด์ด้วยคอนเทนต์ดีๆ หรือการประกาศรับสมัครงาน พวกเขาก็จะกลายเป็น Candidates

2. Engage (Candidates > Employees)

หลังจากที่เป็น Candidates แล้ว ถ้าพวกเขาตัดสินใจสมัครงานเข้ามา บริษัทก็จะเข้าไปปฏิสัมพันธ์ (Engage) ด้วยการเชิญเข้ามาสัมภาษณ์งาน และถ้าพวกเขาผ่านเข้ามาทำงาน พวกเขาก็จะกลายเป็น Employees

3. Delight (Employees > Promoters)

และหลักจากที่เข้ามาทำงานเป็น Employees แล้ว ถ้าบริษัททำให้พวกเขาพึงพอใจ (Delight) อย่างสม่ำเสมอ ผ่านการทำ Employee Development และการสร้าง Environment ที่ดี พวกเขาก็จะกลายเป็น Promoters คอยบอกสิ่งดีๆ เกี่ยวกับบริษัทของคุณ

วิธีการทำ Inbound HR ในแต่ละขั้น

หลังจากที่ได้เกริ่นให้คุณรู้จักกับ Framework ที่เปรียบเสมือนคอนเซปต์ของการทำ Inbound HR แล้ว มาดูถึงวิธีการทำ Inbound HR ในแต่ละขั้นกัน

Attract (Strangers > Candidates)

• Blog

สำหรับการทำ Inbound แล้ว การเขียนบล็อกคือหนึ่งในวิธีที่ทรงพลังที่สุดในการดึงดูดคนที่ใช่เข้ามาหา ซึ่งในมุมของธุรกิจแล้ว เวลาเขียนบล็อก สิ่งที่ธุรกิจควรแชร์นั้นจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับความรู้ในสายงานที่เกี่ยวข้อง เช่นถ้าคุณขายคอนโด คุณก็ควรจะเขียนบล็อกที่เกี่ยวข้องกับเรื่องอสังหาริมทรัพย์ ถ้าคุณขายบริการปรึกษากฏหมาย คุณก็ควรที่จะเขียนบล็อกที่เกี่ยวข้องกับเรื่องกฏหมาย

ตัวอย่าง Culture Blog ของ Buffer

สำหรับงาน HR ก็มีความคล้ายคลึงกัน ถ้าคุณอยากที่จะดึงดูดคนที่ใช่เข้ามาสมัครงาน เนื้อหาในบล็อกก็ควรจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร (Culture) สไตล์ในการทำงาน (Working Style) หรือบรรยากาศในการทำงาน (Environment) เป็นต้น

• SEO

SEO ถือเป็นส่วนประกอบที่สำคัญสำหรับการทำ Inbound เพราะการทำ SEO คือการมุ่งเน้นเอาเนื้อหา สินค้าหรือบริการ ส่งไปให้กับคนที่สนใจหรือมีความต้องการอยู่แล้ว การทำ SEO ในมุมของ Inbound HR จะทำให้ Future Employee มีโอกาสเจอกับบริษัทของคุณมากยิ่งขึ้น

ถ้าคุณเป็นบริษัท เวลา Candidate ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของคุณ คุณก็คงอยากให้เขาเจอข้อมูลจากคุณก่อนจากที่อื่นๆ จริงไหมครับ?

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ SEO: คัมภีร์ SEO แบบครบครันที่สุด อ่าน Guide ชุดนี้จบ เข้าใจ SEO แน่นอน

• Social Media

Social Media ถือเป็นหน้าด่านอีกหนึ่งที่ที่ Future Employee จะเข้ามาเห็นบริษัทของคุณครับ

นอกเหนือจากการใช้ Social Media เพื่อโปรโมตสินค้าหรือบริการแล้ว ลองจัดสรรปันเวลาการโพสต์ให้กับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ HR ด้วยนะครับ หรือบางบริษัทก็ใช้วิธีแยกระหว่าง Social Media สำหรับลูกค้าและสำหรับคนหางานไปเลย (เช่น ถ้าบริษัทชื่อว่า ABC ตัว Account หลักเขาก็จะใช้ว่า ABC ส่วนสำหรับการหางานก็จะใช้ ABC Career เป็นต้น)

• Career Page

พื้นที่ที่สามารถบอกเล่าเรื่องราวที่เป็นจุดร่วมระหว่างบริษัทของคุณกับ Future Employee ได้ดีที่สุดคือหน้า Career Page ความหมายก็คือในหน้านี้คุณจะต้องพูดทั้งสิ่งที่คุณอยากพูดและสิ่งที่ Candidate อยากฟัง

ตัวอย่างหน้า Career Page ของ Airbnb

คำแนะนำง่ายๆ ของผมในการสร้างหน้า Career Page ก็คือคุณไม่ควรที่จะพูดถึงแค่ตำแหน่งที่คุณเปิดรับ แต่ขอให้ใช้หน้านี้เป็นการแสดงให้เห็น Core Value, Culture, Perks หรือสิ่งอื่นใดก็แล้วแต่ที่คุณให้คุณค่า (และคิดว่า Candidate จะเห็นคุณค่าด้วยเช่นกัน)

• Job Distribution

นอกจากการใช้ประโยชน์จาก Career Page ของตัวเองแล้ว คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จาก Job Portal อื่นๆ ได้เช่นเดียวกัน

รูปภาพ Jobboard จาก Portfolio.net

เช่น ถ้าสาย Design ก็อาจจะไปโพสต์ที่ Portfolio.net หรือสำหรับสาย Tech ก็อาจจะไปโพสต์ที่ Blognone

Engage (Candidates > Employees)

• Subscription Box

ในส่วนของ Blog ที่คุณได้เขียนแชร์เกี่ยวกับ วัฒนธรรมองค์กร (Culture) สไตล์ในการทำงาน (Working Style) หรือบรรยากาศในการทำงาน (Environment) การใส่ Subscription Box หรือกล่องที่ให้ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ (ว่าที่ Candidate ของคุณ) นั้นเป็นการเพิ่มทางเลือกให้กับ Candidate ในการรับข่าวสารหรือรับรู้เรื่องราวต่างๆ จากคุณ

• Email

สำหรับเรื่องงานสมัครงานแล้วอีเมลยังคงเป็นช่องทางที่สำคัญที่ใช้สื่อสารกันระหว่างบริษัทและ Candicate เพราะฉะนั้นการสื่อสารเรื่องต่างๆ กับ Candidate ผ่านอีเมลจึงเป็นทางเลือกในการปฏิสัมพันธ์ที่สำคัญ

ข้อควรระวังที่ควรจะสื่อสารกับ Candidate ให้ชัดเจนคืออย่าลืมบอกให้พวกเขาเช็ค Junk/Spam Box และเช็คในแท็บ Update หรือ Promotion (ถ้าใช้ Gmail) เพราะบางครั้งอีเมลที่ส่งจากบริษัทของคุณ (ที่เป็นอีเมลที่ Candidate ไม่คุ้นเคย) อาจจะถูกส่งไปยังที่ที่พวกเขาไม่เห็นได้

• Pre-Employment Test

ตัวอย่าง IQ Test

สำหรับบริษัทแล้ว การมอบหมายให้ Candidate ทำ Test หรือแบบทดสอบนั้นเป็นหนึ่งในตัวกรองชั้นแรกที่จะทำให้กรอง Candidate ที่ไม่เข้ากันกับบริษัทออกไป ซึ่งถ้าให้แบ่งเรื่อง Test ง่ายๆ ผมขอแบ่งออกเป็น 2 อย่างได้แก่

1. Hard Skill ตัวอย่างเช่นแบบทดสอบทางด้าน IQ หรือแบบทดสอบที่เกี่ยวข้องกับงาน
2. Soft Skill ตัวอย่างเช่นแบบทดสอบทางด้าน EQ หรือแบบทดสอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับอารมณ์และการปฏิสัมพันธ์

• ATS (Applicant Tracking System)

ถ้าคุณมีตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครและมี Candidate จำนวนไม่เยอะมาก คุณอาจจะใช้วิธี “Manual” เช่นการจำ การจดใส่สมุด หรือการส่งอีเมลแบบปกติทั่วๆ ไปได้ แต่ถ้าคุณมีตำแหน่งและ Candidate มากขึ้น ATS (Applicant Tracking System) จะช่วยให้คุณจัดการขั้นตอนตั้งแต่การสมัครของ Candidate จนกระทั่งกลายเป็น Employee ได้อย่างเป็นระบบมากขึ้นครับ

รูป ATS ที่สร้างบน Trello 

ที่มารูปภาพ: blog.trello.com

หลักการของ ATS มีความคล้ายกับระบบ CRM หรือระบบที่เป็น Kanban Board อย่าง Trello เพียงแต่ว่ามันถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเอาไปติดตาม Candidate ที่สมัครงานเข้าโดยเฉพาะ ซึ่งนอกเหนือจากการ Track เป็นขั้นเป็นตอนแล้ว อาจจะยังรวมไปถึงการส่ง Email แจ้งเตือนจากระบบ การนัดสัมภาษณ์ หรือการเซ็นสัญญาเข้าทำงานด้วย

Breezy HR

ตัวอย่างระบบ ATS ที่น่าสนใจมีหลายตัวเช่น Breezy HR และ Workable เป็นต้น

• Event

การจัดหรือเข้าร่วมงานอีเวนต์ก็ถือเป็นอีกหนึ่งวิธีในการปฏิสัมพันธ์กับ Candidate

คำแนะนำของผมคือถ้าบริษัทของคุณยังไม่ได้ใหญ่ ต้องการรับสมัคร Candidate ไม่เยอะมาก ผมแนะนำให้ไปเข้าร่วมงานอีเวนต์ที่เกี่ยวข้องเช่นถ้าบริษัทของคุณกำลังรับสมัครงานสาย Tech คุณก็อาจจะไปร่วมงานอีเวนต์ (ออกบูธ) ของสาย Tech เช่นงานของ Techsauce Summit (Techsauce เป็นสื่อด้าน Startup) หรือ Blognone Tomorrow (Blognone เป็นสื่อด้าน Tech)

แต่ถ้าบริษัทของคุณมีขนาดใหญ่การจัด Career Day ก็ถือเป็นวิธีที่ดีในการดึงดูดให้ Candidate เข้ามาหา

Delight (Employees > Promoters)

• Employee Development

หลังจากที่คุณได้ Employee มาแล้ว คุณต้องพัฒนาและหลอมรวมพวกเขาให้เป็นส่วนหนึ่งกับบริษัทของคุณได้ด้วย ซึ่งเคล็ดลับสำคัญที่จะช่วยทำให้ Employee ของคุณพึงพอใจและกลายเป็น Promoter ได้ในเวลาไม่นานคือเรื่องของ “First Impression”

เพราะ First Impression is the last Impression (ความประทับใจแรกคือความประทับใจสุดท้าย)

เพราะฉะนั้น การเริ่มต้นทำ Employee Development ที่ดีนั้นควรจะเริ่มต้นจากการทำ Employee Onboarding ให้ดี (การต้อนรับ Employee และบอกให้เขารู้ถึงข้อมูลด้านต่างๆ ของบริษัทและหน้าที่การงานของเขา)

• Self Service Portal

Self Service Portal อย่างระบบ Human Resource Management ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญในการช่วยให้ Employee ของคุณจัดการเรื่องของตัวเองที่เกี่ยวข้องกับบริษัทได้ดีขึ้น

ซึ่ง Self Service Portal นั้นเป็นที่ที่ช่วยให้พนักงานจัดการเรื่องข้อมูลของตัวเอง การลา ดูเรื่องข้อมูลเงินเดือน โดยที่ไม่ต้องรอข้อมูลจากทีม HR

สำหรับทีม HR ก็จะลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำๆ เดิมๆ ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพเพิ่มเติมกับบริษัทได้อีกด้วย

Bamboohr

สำหรับตัวระบบ HR ที่มี Self Service Portal ให้ทาง Employee ไปใช้งานได้ก็มีที่น่าสนใจหลายตัวเช่น Bamboo HR, Cake HR และ Collage ครับ

ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ ระบบ HR จะเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เช่น SAP หรือ Microsoft ครับ

• Feedback

“Feedback is a Gift”

อีกหนึ่งเครื่องมือที่ทรงพลังที่ช่วยทำให้ Employee พึงพอใจ (Delight) ได้คือการ Feedback ซึ่งมีทั้งการที่เขาได้รับ Feedback และการที่ได้ให้ Feedback

การรับและให้ Feedback จากพนักงานนั้นสามารถเริ่มต้นได้ง่ายๆ ด้วยการทำ Monthly หรือ Quarterly Check-in กับ Direct Report ของตัวเอง

นอกจากนั้นแล้ว ผมคิดว่าการทำ 360 Feedback ก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นเดียวกัน

การให้และรับ Feedback นั้นเป็นเรื่องสำคัญเพราะจะทำให้ Employee รับรู้ว่า 1. บริษัทใส่ใจกับการพัฒนาของพวกเขา 2. บริษัทรับฟังและพยายามทำความเข้าใจสารทุกข์สุขดิบของพวกเขา

ซึ่งวิธีการ Feedback ที่น่าสนใจมีอยู่หลายวิธีครับ วิธีที่ผมอยากจะแนะนำให้คุณลองไปศึกษาคือ Mckinsey's Feedback Model และ The Standford Method ซึ่งถ้าคุณลองเอาเทคนิคอันใดอันหนึ่งไปใช้ คุณจะ Feedback ได้ดียิ่งขึ้นแน่ๆ ครับ

• Referral

หนึ่งในวิธีการเปลี่ยนจาก Employee ให้เป็น Promoter ที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีคือการให้โบนัสอะไรบางอย่างกับ (Incentivize) พนักงานของคุณเมื่อเขาแนะนำเพื่อนหรือคนรู้จักของเขาเข้ามาทำงานที่บริษัทของคุณได้สำเร็จ

ซึ่งรางวัลที่ว่านั้นเป็นได้ตั้งแต่เงิน คูปองแทนเงินสด หรือว่าของรางวัลที่เป็นสิ่งของก็ได้ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทคุณว่าจะให้อะไร

• Blog

ไม่มีใครที่จะเล่าเรื่องราวต่างๆ ในบริษัทของคุณได้ดีเท่ากับ Employee ที่ทำงานอยู่ในบริษัทของคุณอีกแล้ว

เพราะฉะนั้นการกระตุ้นให้ Employee ของคุณแปรงสภาพมาเป็น Promoter ด้วยการเขียนบล็อกก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ทำให้คนที่กำลังจะสมัครงานเข้ามารู้จักกับบริษัทของคุณมากยิ่งขึ้น

ในความเห็นของผม วิธีนี้การนี้เป็นวิธีการง่ายๆ แต่ทรงพลังมากครับ

Life@Wongnai

มีตัวอย่างจากหลายบริษัทที่ใช้วิธีนี้ (ซึ่งผมเองก็ชอบไปอ่านเรื่องราวภายในของบริษัทนั้นๆ ที่มีคนมาเขียนแชร์ให้อ่านครับ) ลองเข้าไปดูตัวอย่างได้ที่ Wongnai ครับ

สรุป

และนี่ก็คือ Framework ในการทำ Inbound HR ที่คุณสามารถนำไปใช้ทำ HR ให้กับแบรนด์ของคุณได้จริงๆ นะครับ

สิ่งที่อยากจะฝากทิ้งท้ายไว้ก็คือการทำ Inbound HR นอกจากจะเข้าใจหลักการและทฤษฎีแล้ว การทำความเข้าใจคนแต่ละคนซึ่งมีความต้องการและมีความแตกต่างกัน หรือพูดง่ายๆ ว่าการมี “Empathy” เป็นเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันเลยครับ

Shifu แนะนำ

ถ้าคุณคิดว่า Framework ใน Inbound HR อันนี้น่าสนใจ คุณสามารถเข้าไปดูเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกันอย่าง Inbound Marketing และ Inbound PR ต่อได้นะครับ

ตาคุณแล้ว

คุณเห็นด้วยกับ Framework Inbound HR อันนี้รึเปล่า? มาพูดคุยกันต่อได้ในคอมเมนต์เลยครับ