ทำงานออนไลน์ ทำงานผ่านเน็ต ทำงานร่วมกัน remote team

แนะนำวิธีใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ Remote Team ทำงานออนไลน์ร่วมกันง่ายและผ่อนคลาย

Think

เมื่อคิดถึงการทำงานระยะไกล หรือ Remote work เรามักจะเห็นภาพของตัวเองนั่งจิบกาแฟในร้าน Starbucks หรือนั่งทำงานที่บ้าน หรือนั่งเล่นในสวนสวยๆ มีคอมพิวเตอร์วางบนตัก ทำงานไปชมวิวไปอะไรแบบนั้น…

เพียงแค่คำว่า ‘ทำงานนอกบริษัท’ ก็ทำให้ยิ้มได้ละ และถ้าบอกว่า ‘ทำงานนอกบริษัทระยะไกล’ ก็คงยิ้มกันแก้มแทบปริเลยใช่ไหมล่ะ?

ยาวไป อยากเลือกอ่าน? (TL;DR)

ยุคของ Remote Work ทำงานผ่านออนไลน์

มีด้วยหรือระบบทำงานระยะไกล ไม่ต้องเข้าสำนักงาน, ไม่ต้องมีหัวหน้ามานั่งจ้องตลอด 8 ชั่วโมง, ไม่ต้องเดินหนีบก้มหน้าก้มตาเวลาโดนเรียกเข้าห้องหัวหน้า, ไม่ต้องตื่นตีห้าเพื่อไปถึงที่ทำงานให้ทันก่อน 8 โมง, ไม่ต้องเลิก 2 – 3 ทุ่มเพราะงานยังไม่เสร็จ, จะไปทำธุระที่ไหนเวลาไหนก็ได้ไม่ต้องขอลา, ได้เห็นหน้าลูกเมียมากขึ้น, ไม่ต้องเครียดกับพวกที่ชอบแอบนินทาลับหลังแต่เสียงดังจนได้ยิน และอื่นๆ อีกมากมาย

ระบบการทำงานระยะไกล Remote work เกิดขึ้นจริงๆ แล้วและมีการใช้ระบบนี้ในบริษัทยักษ์ใหญ่หลายแห่งทั่วโลกด้วย แต่การทำงานออนไลน์จากระยะไกลจะเหมาะกับงานบางประเภทและบางตำแหน่งเท่านั้น และการทำงานจากระยะไกล Remote work ก็ไม่ได้สวยหรูดูสบายอย่างที่หลายคนจินตนาการ อุปสรรคของการบังคับตัวเองให้ทำงานได้ทันกำหนดและมีประสิทธิภาพมันมากมายกว่าการทำงานในสำนักงานซะอีก

ถามตัวคุณเองก่อนว่าคุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ไหมหากต้องทำงานระยะไกล

  1. กำหนดเวลาทำงานของคุณอย่างน้อยวันละ 8 ชั่วโมง (ไม่รวมเวลาเข้าห้องน้ำ, พักทานข้าว, รับ-ส่งลูกไปโรงเรียน, หรือทำธุระส่วนตัวอื่นๆ)
  2. หากขาดเวลาในข้อหนึ่ง จะทดแทนด้วยการทำงานล่วงเวลาชดเชยได้ไหม เช่น ตื่นเร็วขึ้น นอนดึก ทำงานแม้วันเสาร์-อาทิตย์
  3. สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยตัวเองเบื้องต้นเมื่อมีสิ่งผิดพลาด
  4. สามารถจัดระบบเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อง่ายต่อการค้นหาและนำส่งเมื่อต้องการได้ทันที
  5. สามารถจัดหาอุปกรณ์การทำงานได้ครบถ้วน อย่างเช่น สัญญาณอินเตอร์เน็ต เครื่องเขียน และอุปกรณ์จำเป็นอื่นๆ
  6. สามารถวางแผนการทำงานเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพและทันกำหนด
  7. สำคัญที่สุด – สามารถบังคับตัวเองให้ทำตามข้อ 1 – 6 ได้

นอกจากคุณจะต้องมีความสามารถในการควบคุมตัวเองแล้วคุณยังต้องมีความสามารถในการควบคุมหรือประสานงานร่วมกับทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องอีกด้วย และเราก็มีเทคนิคในการ ‘ทำงานออนไลน์ร่วมกัน’ เมื่อ ‘ไม่ได้อยู่ร่วมกัน’ (อืม…งงๆ ดีนะ…) มาฝากค่ะ

เทคนิคการ ‘ทำงานร่วมกัน’ เมื่อ ‘ไม่ได้อยู่ร่วมกัน’

ในปัจจุบันเทคโนโลยีช่วยให้เราสามารถทำงานออนไลน์ร่วมกันได้แม้ไม่ได้อยู่ร่วมกัน แต่นั่นก็หมายถึงข้อจำกัดและอุปสรรครอบข้างที่มีผลทำให้การทำงานออนไลน์ร่วมกันอาจไม่บรรลุเป้าหมายได้ดีเหมือนการทำงานในสำนักงานที่สามารถเดินไปคุยกันได้ทันทีที่ต้องการ

หากบริษัทของคุณมีทีมงานที่อยู่ไกลกัน จะทำอย่างไรให้การทำงานของทีมสามารถดำเนินงานไปได้อย่างราบรื่นเหมือนอยู่ในสำนักงานเดียวกัน เรามีเทคนิคมาฝากค่ะ

1. วางแผนในการสื่อสารอย่างชัดเจนและกระชับ

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในทุกสภาพการทำงานโดยเฉพาะการทำงานออนไลน์ร่วมกันในระยะไกล เพราะคุณต้องสื่อสารผ่านเครื่องมือต่างๆ ซึ่งไม่เหมือนการพูดคุยกันแบบเผชิญหน้า การเลือกเครื่องมือในการสื่อสารจึงมีความสำคัญ และหัวข้อสนทนาหรือคำพูดต่างๆ จึงควรมีการกลั่นกรองล่วงหน้า

Shifu แนะนำ
เขียนโครงร่างหัวข้อสนทนาและคำถามไว้เพื่อเป็นไกด์ในการสนทนากับทีม หากมีเอกสารแนบ หรือรูปภาพ วีดีโอ หรืออื่นๆ ที่ต้องการใช้แสดงประกอบควรเตรียมไว้ให้พร้อม เพื่อไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาหรือหลงลืม ใช้ถ้อยคำและถ่ายทอดเรื่องราวอย่างชัดเจนและกระชับ

2. กำหนดวันเวลาในการนัดสนทนาทางออนไลน์ล่วงหน้า

การกำหนดวันเวลาล่วงหน้าจะช่วยให้ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องมีโอกาสได้เตรียมตัวในการสนทนา เตรียมคำถาม คำตอบ เตรียมเอกสารประกอบต่างๆ เพื่อให้การสนทนาทางออนไลน์ดำเนินไปได้โดยไม่ติดขัด เหมือนการนัดประชุมในสำนักงานแหละแต่นี่เป็นการนัดประชุมผ่านเครื่องมือสื่อสารที่ไม่ได้พบเจอตัว

Shifu แนะนำ
นัดวันเวลาในการเข้าร่วมสนทนาของทีม โดยแจ้งล่วงหน้าพร้อมส่งร่างหัวข้อการสนทนาและเอกสารประกอบเพื่อให้ทีมได้เตรียมตัว

3. ส่งรายการที่ต้องการให้ทีมดำเนินการพร้อมกำหนดเสร็จสิ้นงาน

การส่งรายการ To-do-list จะช่วยให้ทีมทราบว่าคุณต้องการให้เขาทำอะไร ทำอย่างไร และเสร็จเมื่อไหร่ และมีใครที่ต้องทำงานร่วมกันบ้าง เมื่อคนหนึ่งทำงานนี้เสร็จแล้วควรส่งต่อไปที่ไหน รายการที่ต้องการนี้จะช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้นและทันตามกำหนดที่ต้องการ และยังช่วยให้ตรวจสอบการทำงานได้ด้วยค่ะ

Shifu แนะนำ
ไล่ลำดับความสำคัญของการทำงานในรายการ To-do-list ก่อนหลัง เพื่อให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้น ที่สำคัญคือกำหนดเวลาเสร็จสิ้นงานและระบุการส่งมอบงานควรส่งต่อไปยังที่ไหนหรือส่งให้ใคร

4. ติดตามผลเพื่อปรับปรุงและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

แน่นอนว่าระหว่างขั้นตอนการทำงานไม่ว่าจะเป็นในสำนักงานหรือทำงานออนไลน์ระยะไกลเรามักเจอปัญหาไม่มากก็น้อย แต่การทำงานออนไลน์ระยะไกลอาจมีเงื่อนไขที่ต่างออกไป การติดตามผลจึงเป็นกุญแจสำคัญอีกหนึ่งดอก คุณควรวางกำหนดระยะเวลาในการติดตามผลอย่างชัดเจน และให้ความมั่นใจกับทีมในการขอความช่วยเหลือหากมีปัญหาเกิดขึ้น

Shifu แนะนำ
สอบถามปัญหาก่อนถึงกำหนดการส่งงาน 1-2 วัน เพื่อติดตามผลว่าเขาติดอะไรไหม เขาต้องการให้ช่วยเหลืออย่างไร หรือมีอะไรให้ช่วยบ้าง ให้หมายเลขโทรศัพท์ที่เขาสามารถติดต่อได้เมื่อมีปัญหาด่วน

นอกจากเทคนิคการทำงานออนไลน์ร่วมกันในระยะไกลแล้วยังมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานออนไลน์ร่วมกับทีมได้สะดวกง่ายดายและผ่อนคลายที่เราอยากแนะนำด้วยค่ะ จะเป็นเครื่องมืออะไรไปดูกันดีกว่า…..

แนะนำเครื่องมือที่ช่วยให้ Remote Teams ทำงานออนไลน์ร่วมกันง่ายและผ่อนคลาย

ธุรกิจยักษ์ใหญ่หลายแห่งต่างแข่งขันกันเพื่อดึงดูดให้พนักงานรักการทำงานกับบริษัทและไม่ย้ายไปทำงานที่อื่น โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญๆ อย่าง Creative, Developer, Programmer เป็นต้น ดูได้จากการปรับแต่งสำนักงานให้น่าอยู่ มีสีสัน มีชีวิตชีวา และมีอุปกรณ์สร้างความบันเทิง มีมุมพักผ่อนหย่อนใจ มีอาหารเครื่องดื่มฟรี มีสวนสาธารณะให้นั่งเล่น และอื่นๆ อีกมากมาย และยังมีระบบ Remote Teams ที่ให้พนักงานสามารถทำงานที่ไหนก็ได้จากทุกมุมโลก โดยทีมเหล่านี้จะทำงานออนไลน์ร่วมกันผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Collaboration Tool ซึ่งก็มีให้เลือกหลากหลายตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน และ Twist app ที่ผู้เขียนจะขอยกถึงในบทความนี้ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือ Collaboration ที่น่าสนใจเพราะใช้งานง่ายและผ่อนคลายค่ะ

Twist คืออะไรนะ

Twist เป็นเครื่องมือสื่อสารสำหรับทีมที่เชื่อว่าการทำงานเป็นมากกว่าการแชทกลุ่ม มีทั้งแบบฟรีและจ่ายค่าบริการรายเดือนต่อจำนวนผู้ใช้งาน คุณสมบัติของ Twist คือ

  • คุณสามารถแยกเก็บบทสนทนาในแต่ละหัวข้อเพื่อตอบกลับได้ง่าย ติดตามเรื่องได้เร็ว และตัดความยุ่งยากในการค้นหารายละเอียดการสนทนาที่ต้องการ ซึ่งต่างจากการสนทนาในเครื่องมือแบบแชทกลุ่มที่มีบทสนทนายาวเหยีดและยากแก่การค้นหา
  • เปลี่ยนการสนทนาที่เป็นลักษณะโต้ตอบไปมาให้เป็นรูปแบบแคตตาล็อกที่ง่ายต่อการค้นหาด้วยหัวข้อ และยังสามารถเชื่อมต่อทีมงานของคุณกับข้อมูลที่ต้องการและบทสนทนาเดิมทั้งหมดได้โดยทันที
  • ช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยการสื่อสารอย่างเต็มรูปแบบมากกว่าหนึ่งบรรทัดในแต่ละครั้ง คุณสามารถอธิบายประเด็นต่างๆ หรือแชร์ความคิดเห็น หรือรับคำติชม หรือเรียกสั้นๆ ว่า มีการสนทนาแบบเชิงลึก และการสนทนาแบบ On-Topic ที่ช่วยทำให้การทำงานเดินต่อไปข้างหน้าอย่างแท้จริง
  • สามารถสนทนากับทีมได้จากทุกมุมโลก ทุกอุปกรณ์การสื่อสาร และสามารถสนทนาพร้อมกันได้แบบไม่สะดุด
  • สร้างโดยทีมงาน Todoist แอปพลิเคชั่นการจัดการงานที่มีผู้ใช้มากที่สุดแอปหนึ่ง คุณสามารถนำ Thread ใน Twist ไปใส่ไว้ใน Todoist Task ด้วยฟังก์ชั่น quick add, ติดตามงานได้ง่ายด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่าง Todoist และTwist ด้วย in-thread ทุกครั้งที่มีการอัพเดท Task ใน Todoist ข้อมูลนั้นก็จะแสดงใน Thread ด้วย

วิธีใช้งาน Twist เบื้องต้นที่ช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้น

หลังจากได้ทดลองใช้แอปนี้บน Desktop แล้วอยากบอกว่าการใช้งานง่ายมากเพราะเขาจัดฟังก์ชั่นไว้อย่างเป็นสัดส่วน ซึ่งฟังก์ชั่นของเขาแบ่งออกเป็น 4 ส่วนใหญ่ๆ คือ Threads, Messages, Team, และ Search และในแต่ละฟังก์ชั่นก็จะมีตัวเลือกที่เกี่ยวข้องซึ่งง่ายเวลาต้องการใช้งาน นอกจากนี้ยังมี Inbox, Starred, Channels ที่จัดไว้ในแถบด้านข้างของหน้าจอเพื่อให้ง่ายในการจัดการกับบทสนทนาด้วยค่ะ เราไปดูกันต่อดีกว่าว่าน่าสนใจแค่ไหน…..

การเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมทีม

เมื่อคุณลงทะเบียนแล้วคุณสามารถเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมทีมได้ทั้งแบบส่งเป็นลิ้งค์หรืออีเมล์ โดยคลิ๊ก Team ที่เมนูบาร์แล้วคลิ๊ก Invite people

Invite people
Invite people

หน้าต่างสำหรับตัวเลือกนี้จะปรากฏขึ้นโดยมีตัวเลือกให้หลากหลาย เช่น Email Addresses, Add to Channel, Get invite link, และแถบด้านขวาจะมี Drop down menu เพื่อตั้งข้อจำกัดในการใช้งานโดยมีให้เลือก 3 ตำแหน่งคือ

  • Team Admin สามารถเชิญให้ร่วมทีมหรือลบสมาชิกออกได้และจัดการเกี่ยวกับทีมได้ทั้งหมดรวมทั้งการอัพเดทการตั้งค่าต่างๆ ด้วย
  • Member สามารถใช้งานได้ทุกฟังก์ชั่นไม่ว่าจะเป็นการเชิญให้ร่วมทีม, ค้นหาข้อมูลการสนทนา, เข้าร่วมการสนทนาและสร้าง Public channels
  • Guest สามารถเข้าร่วมการสนทนาได้เฉพาะห้องที่ได้รับเชิญโดย Members หรือ Team Admin เท่านั้น
Team admin
Team admin

การสร้าง Threads บทสนทนาและการใช้งานตัวเลือกต่างๆ ใน Threads

คุณสามารถสร้าง Channels เพิ่มได้หรือจะปรับเปลี่ยนแก้ไขภายหลังก็ได้ โดยเลือก Threads ที่แถบเมนูด้านบน ฟังก์ชั่นนี้จะมี Inbox, Starred, Channels ที่ช่วยให้การจัดการบทสนทนาเป็นหมวดหมู่ง่ายต่อการติดตามและค้นหา คุณสามารถสร้าง Thread ใน Inbox และสร้าง Channels ขึ้นมาใหม่ด้วยการคลิ๊กที่เครื่องหมาย + หรือคลิ๊กที่ + Add Channel

Add channel
Add channel

หน้าต่าง popup จะปรากฏขึ้นโดยมีตัวเลือกให้คุณใช้ เช่น Join หรือสร้าง New Channel หากต้องการสร้าง Channel ใหม่ให้เลือก New Channel

New channel
New channel

เมื่อเลือก New Channel แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Create a new channel ซึ่งคุณสามารถตั้งชื่อ Channel, ตั้ง Privacy เป็น Public (ทุกคนในทีมสามารถค้นหาหรือเข้าร่วม Channel นั้นได้) หรือตั้งเป็น Private (สามารถเข้าร่วม Channel นั้นได้เฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญ), และตัวเลือกสุดท้ายคือ Add members ซึ่งสามารถเลือกสมาชิกได้จากรายชื่อที่ปรากฏ

Create new channel
Create new channel

นอกจากนี้ยังสามารถใส่ Star สำหรับ Threads ที่สำคัญๆ เพื่อง่ายต่อการติดตามและค้นหาด้วย โดย Threads นี้จะถูกคัดลอกเก็บไว้ในห้อง Starred ที่แถบเมนูด้านข้าง

Starred
Starred

เมื่อคุณต้องการแนบข้อความอีเมล์ไว้ใน Threads ก็เพียงคลิ๊กที่จุด 3 จุดตรงมุมบนขวามือ จะมี options ปรากฏให้เลือก เช่น Mark as unread, Star thread, Get thread email, Copy thread link, และ Add integration

เลือกคำสั่ง Get thread email เพื่อสร้าง Email address สำหรับ Thread นี้ แล้วนำไปใส่ในอีเมล์ที่คุณต้องการจะส่งมาแนบไว้ใน Thread ก็จะได้เนื้อหาทั้งหมดของอีเมล์นั้นมาแนบไว้ ตัวอย่างด้านล่างคือเนื้อหาอีเมล์ที่ถูกคัดลอกมาแนบไว้ ในที่นี้เราใส่ Thread email ที่ได้เป็นเนื้อหาเพื่อให้คุณได้เห็นที่อยู่อีเมล์ของเทรนด์ที่นำไปใช้ มันจะเป็นที่อยู่แบบยาวๆ อย่างที่เห็นในภาพด้านล่างค่ะ

Get thread email
Get thread email

กรณีต้องการคัดลอกบทสนทนา Thread นั้นๆ ไปใส่ใน Thread อื่น หรือเพื่อนำไปแปะในที่ที่ต้องการส่ง ให้เลือกคำสั่ง Copy thread link มันจะคัดลอกลิ้งก์ของ Thread นั้นอัตโนมัติโดยไม่ต้องไปไฮไลท์ที่ช่อง address ด้านบนแล้วคัดลอกให้ยุ่งยาก เมื่อนำไปวางในตำแหน่งที่ต้องการแปะโดย Paste ไว้ในช่อง Add a comment แล้วจะได้ตามภาพด้านล่างค่ะ

Copy thread link
Copy thread link

และเขายังมีตัวเลือกสำหรับ Comment นั้นๆ ให้อีกเช่น Edit comment, Add to Todoist, Copy comment link, และ Delete คุณสามารถแนบไฟล์หรือเปลี่ยน Format Text ในคอมเม้นท์ได้ด้วยค่ะ

สำหรับการใช้งานร่วมกับแอปพลิเคชั่นอื่นๆ ก็เพียงเลือกคำสั่ง Add integrations ซึ่งเป็นตัวเลือกสุดท้ายของชุด Thread options (ตามภาพด้านบน) Integrations ที่เขาเปิดบริการแล้ว เช่น appear.in, Auto-reports, Bindle, CircleCI, GeoJS, Giphy, Github, Gitlab, Integromat, Team Check-in, Todoist, และ Zapier ซึ่งเขากำลังเพิ่ม Integrations ให้มากขึ้นค่ะ

การใช้ Messages เมื่อต้องการส่งข้อความเฉพาะบุคคลหรือกลุ่มย่อย

คุณสามารถส่งข้อความเฉพาะบุคคลหรือกลุ่มย่อยได้ง่ายๆ ด้วยฟังก์ชั่น Messages ซึ่งใช้เหมือนการส่งข้อความทั่วไป เพียงแต่เขามีตัวเลือกให้ใช้งานได้มากกว่า เช่น Mark as unread, Edit conversation title, Mute conversation, Manage participants, Get conversation email, และ Archive หากต้องการส่งเนื้อหาจากอีเมล์มาแนบไว้ใน Messages ก็เพียงเลือก Get conversation email ก็จะได้อีเมล์แอดเดรสที่ใช้สำหรับการส่งเหมือนใน Threads ตัวอย่างตามภาพด้านล่างค่ะ

Get conversation email
Get conversation email

การค้นหาด้วยเงื่อนไขที่กำหนดให้แคบลง

ในฟังก์ชั่น Search คุณสามารถใส่ Threads ที่ต้องการค้นหาและตั้งเงื่อนไขให้การค้นหานั้นแคบลงซึ่งจะช่วยให้ค้นหาได้เร็วขึ้นในกรณีที่มีบทสนทนามาก ตัวอย่างในภาพเมื่อคลิ๊กที่ Filter จะปรากฏหน้าต่าง Dropdown ที่มีตัวเลือกเพิ่มเติมให้คุณตั้งค่า เช่น Search In (All threads and messages, Threads only, Messages only), From, To, With Subject, In Channel, In Message, Before, After, Clear filters และ Search ตัวอย่างตามภาพด้านล่างค่ะ

Filter search
Filter search

คุณสามารถใส่คำหลัก, หัวข้อเทรนด์, หรือคำเฉพาะที่ต้องการค้นหาก็ได้ แล้วตั้งค่าการค้นหาให้แคบลงหรือหากข้อมูลยังไม่มากอาจไม่ต้องตั้งค่าก็ได้ค่ะ เมื่อคลิ๊ก Search แล้วมันจะแสดงผลพร้อมไฮไลท์คำที่ค้นหาตามตัวอย่างด้านล่าง

Search
Search

กรณีคำที่ค้นหาเป็นภาษาไทยก็สามารถทำได้เช่นกัน เพียงไม่มีไฮไลท์อย่างในภาษาอังกฤษ แนะนำว่าหัวข้อเทรนด์ควรตั้งเป็นภาษาอังกฤษเพื่อง่ายในการค้นหาค่ะ

การตั้งค่าเวลาปิดการแจ้งเตือนและวันหยุดงาน

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างสบายใจไม่ต้องกังวลกับเสียงเตือนเมื่อมีการสนทนา คุณสามารถตั้งให้แจ้งเตือนเมื่อคุณกลับมาทำงาน หรือตั้งให้เตือนตามกำหนดเวลาที่สะดวกได้เพียงคลิ๊กที่ไอคอนรูปกระดิ่งบนแถบคำสั่งด้านบนขวามือ จะเห็นรายการคำสั่งที่มีให้เลือกตั้งค่า เช่น 30 นาที, 1 ชั่วโมง, 2 ชั่วโมง, 4 ชั่วโมง, 8 ชั่วโมง หรือจะตั้งกำหนดเวลาตามต้องการ หรือหากต้องการตัวเลือกมากกว่านี้ก็สามารถเข้าไปตั้งใน Your notification settings

Snooze notification
Snooze notification

เมื่อเลือก Your notification settings แล้วจะปรากฎหน้าต่างแสดงการตั้งค่า My notifications ที่สามารถตั้งรายละเอียดได้มากขึ้นทั้งบน Desktop, Mobile, และ Email เช่น

  • Notify me about (แจ้งเตือนเกี่ยวกับอะไร All threads and messages, Threads only, Messages only, Nothing) ตั้งได้ทั้ง Desktop, Mobile และ Email
  • เมื่อไม่ได้ใช้งานบน Desktop จะให้แจ้งเตือนอย่างไร เช่น ส่งการแจ้งเตือนบนมือถือทันที (Send mobile notifications immediately), หรือส่งการแจ้งเตือนบนมือถือหลังจาก (Send mobile notifications after) 2 นาที, 5 นาที, 10 นาที, 15 นาที, 20 นาที และ 30 นาที
My notification
My notification

คุณสามารถเข้าไปยัง My notifications ได้ใน Account > Your settings ด้วยค่ะ นอกจากนี้แล้วยังสามารถตั้งวันหยุดพักผ่อนเพื่อแจ้งให้คนอื่นทราบว่าคุณไม่ได้ออนไลน์ โดยเลือกคำสั่ง Time off แล้วเลือกวันในปฏิทินและเหตุผลในการหยุดงาน (Away For) เช่น Vacation, Sick leave, Parental leave, หรือ Other reason

Time off
Time off

เท่าที่ได้ทดลองใช้งานแล้วรู้สึกว่าแอปพลิเคชั่นนี้ค่อนข้างใช้ง่ายและตรงไปตรงมาเพราะเขาจัดหมวดหมู่ของชุดคำสั่งไว้ในที่เดียวกันทำให้ง่ายในการค้นหาและใช้งาน จากรีวิวของคนที่ใช้ Slack หรือแอปพลิเคชั่นสาย Group Chat บอกว่าพวกเขาเปลี่ยนมาใช้ Twist app เพราะง่ายกว่าในการหาคำสั่งหรือตัวเลือกและรู้สึกผ่อนคลายกว่าเมื่อติดตามบทสนทนาเฉพาะเรื่อง เพราะเขาไม่ต้องอ่านการสนทนาทั้งหมดที่บางอย่างก็ไม่เกี่ยวกับเขา สำหรับธุรกิจที่ยังมีข้อมูลไม่มากอาจไม่เห็นความต่างแบบชัดเจน แต่สำหรับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่มีทีมหลากหลายที่ทำงานรีโมทอาจเห็นความแตกต่างในส่วนนี้ค่ะ แล้วจะใช้ Twist อย่างไรให้ทำงานออนไลน์ร่วมกันง่ายและผ่อนคลายมากขึ้นเรามีเทคนิคมาแนะนำค่ะ เลื่อนลงไปต่อเลย…..

ใช้ Twist อย่างไรให้ทำงานออนไลน์ร่วมกันง่ายและผ่อนคลายมากขี้น

  1. สร้างหัวข้อ “Weekly update” เพื่อให้ทีมของคุณสามารถโพสต์ข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับงานที่พวกเขาทำในสัปดาห์ที่แล้วและแผนการของพวกเขาสำหรับสัปดาห์ที่กำลังจะมาถึง
  2. สร้างห้วข้อ “General” สำหรับข่าวสารทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับทีม
  3. ใช้ Twist Messages เพื่อการสนทนาเฉพาะกลุ่มหรือเฉพาะบุคคล
  4. ตั้ง Time off เมื่อไม่ได้ทำงานหรือวันหยุด ทีมของคุณจะเห็นวันเวลาที่คุณหยุด และวันที่กลับมาทำงาน
  5. ปิดเสียงการแจ้งเตือนชั่วคราวในช่วงเวลาที่กำหนด คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนชั่วคราวในช่วงเวลาที่กำหนดได้ตั้งแต่ 30 นาทีถึง 8 ชั่วโมง
  6. สร้าง Channels แยกตาม Projects เพื่อง่ายต่อทีมในการเข้าร่วมสนทนาและการค้นหา
  7. สร้าง Threads เพื่อใช้กับการสนทนากลุ่มใหญ่ที่ทีมสามารถแสดงความคิดเห็นโต้ตอบกันได้ และค้นหาบทสนทนาได้ง่ายในภายหลัง ทีมสามารถเข้าตอบการสนทนาได้ในเวลาที่เขาสะดวก
  8. ใช้ Star หัวข้อเทรนด์ที่สำคัญเพื่อติดตามได้ง่ายเมื่อมีการอัพเดทหรือกลับมาทำงาน

ลองชมวีดีโอแนะนำการใช้เครื่องมือของเขาด้านล่างนี้ค่ะ

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=LRUpSYm9Db4]

  1. Shifu แนะนำ
    • คุณควรสร้างคู่มืออธิบายการใช้งานเพื่อเป็นมาตรฐานเดียวกันและเข้าใจตรงกัน
    • สร้าง Channels ทุกครั้งที่มีโครงการใหม่และย้าย Threads เดิมที่เกี่ยวข้องมาเก็บไว้ในที่เดียวกัน
    • Subject ควรใช้เป็นภาษาอังกฤษสั้นๆ เพราะสะดวกเมื่อต้องการค้นหา
    • ดาวน์โหลดแอปพลิเคชั่น Twist บนอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณไม่ว่าจะเป็น MacOS, Windows, iOS, Android และเว็บเพื่อสะดวกเมื่อคุณต้องการใช้งานไม่ว่าจะด้วยอุปกรณ์ใดคุณก็สามารถค้นหาและตอบการสนทนาได้ในเวลาที่ต้องการ
    • ใช้บัญชีแบบฟรีก่อนจนกว่าจะแน่ใจว่าเครื่องมือนี้เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงๆ

สรุป

ในยุคนี้ การทำงานแบบ Remote นับเป็นเรื่องปกติและมีแนวโน้มจะทวีสัดส่วนมากขึ้นเรื่อยๆ เราได้เห็นตัวอย่างการใช้งานเครื่องมือแบบ Collaboration Tool ในยุคนี้ รวมถึงเทคนิค 4 ข้อของการทำงานร่วมกันเมื่อไม่ได้อยู่ร่วมกันไปแล้ว น่าจะได้เห็นไอเดียดีๆ ของการทำงานออนไลน์ร่วมกันในปัจจุบันนี้

ตาคุณแล้ว

แอปตัวอย่างอย่าง Twist ในบทความนี้ หรือ Slack ที่ถูกพูดถึงในบทความก่อนหน้า จะเหมาะสมกับคุณและทีมงานหรือไม่ คงต้องทดลองใช้แล้วหาข้อดีและข้อเสียดูค่ะ หวังว่าเครื่องมือและบทความจะเป็นประโยชน์กับคุณบ้างนะคะ หากใครมีเทคนิคส่วนตัวอะไร หรือกำลังใช้อะไรอยู่ สามารถเล่าสู่กันฟังใน Content Shifu ได้เลยค่ะ

Avatar
Apitsada Nethercott

ซิง รักการเขียนและรักด้านเทคโนโลยี มีประสบการณ์เขียนบทความทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ หลงใหลด้านดิจิทัลมาร์เก็ตติ้งและสนใจศึกษาจนสอบได้ใบรับรองด้าน Inbound Marketing จาก HubSpot ปัจจุบันเป็นเจ้าของเว็บไซด์ amazsites.com และ vsharecontent.com

More From Me

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

2 Comments

ความเห็น
  1. Avatar
    Commented on October 31, 2017 at 10:44 pm

    ได้ความรู้ดีมากครับ
    ขอบคุณคร๊าบบ